Tuesday, October 27, 2015

Why Adding a Field Isn’t Always that Simple & The 5 W’s of Salesforce Administration

I know what you’re thinking. You’re reading the title saying to yourself “C’mon Cheryl, yes it is, in just a few clicks I can add a field. What are you talking about?” In theory, yes, you are correct. However, I wanted to share an example from a recent User Group Meeting that may not be so simple. One of our new members--who is also a new admin--was asking for help adding a field. The admin’s sales team requested a field called Billing Frequency on the Opportunity with 4 Choices: Annually, Quarterly, Monthly and Ad Hoc.

After discussing the request with her it became apparent the technology wasn’t the problem, it was the requirement itself. She showed me their org. They had three opportunity record types with three page layouts and nine profiles. She wasn’t sure which opportunity record type this field should be on, where it should go on the page layout, or who should have access. We looked at the record types and page layouts and we could make an assumption, but we all know what happens when you assume…

I explained that she needed to refine the requirement for the field with the sales team. I helped her draft an email asking everything she needed to know to a new field. She sent the email while still at the user group meeting and approached me after one of the presentations as the sales manager had already responded. It turned out the field should only be on two of the three record types, it should always be required for one of the opportunity record types when it’s closed won, and should only be required for a certain opportunity type when it’s closed won. There was also a requirement that only sales and sales management should be able to change this field, and all other users would have read only access to the field.

The sales manager also asked if he could get an email anytime an opportunity was closed with a Billing Frequency of Ad Hoc. He also asked if there was a way she could load the data in for any closed opportunities from 2015 for one of the record types.

After reading through her email with her the simple additional field requirement became:

· Add a field to two record types and page layouts

· Set up field level security for the field

· Create a validation rule to require the field in the certain circumstances

· Create a workflow rule and email template to fire when an opportunity was closed where this field was filled in with a certain value.

· Extract opportunities with criteria mentioned in above validation rule with ID’s so sales could update spreadsheet

· Load data into the Billing Frequency Field


From the above you can see why adding a field can be more than a simple request, especially if you are adding a field to an object with multiple record types, page layouts, with multiple profiles. This is why I always use the 5 W’s of Salesforce Administration when reviewing enhancement requests from users:



· Who - Who wants the request, who should be able to use or view the new configuration.

· What - What will they do with the data collected in the configuration? What is the long-term goal?

· Where - Where should this configuration be available?

· When - When should this configuration be available, when should it be required?

· Why - Why do they want this new feature, what is their end goal and how will they use it and how will it benefit our business?


When the admin I mentioned above started asking her business users the 5 W’s of Salesforce Configuration, she was able to assist them faster and more efficiently. She was able to determine what was needed upfront by asking the right questions.

What questions do you ask your business users when they submit a request to make a change in Salesforce? I would love to hear from you!

As always, thank you for reading!

Cheryl

52 comments:

  1. Nice! (Although sometimes asking the Why question first can save the effort of the other 4. Sounds like the Sales Mgr had done some thinking before making this request, at least.)

    ReplyDelete
  2. This comment has been removed by the author.

    ReplyDelete
  3. Great post Cherly your timing seems perfect with our Admin Commandment #1 post!! The 5 W's sounds lean inspired to me!

    ReplyDelete
  4. this is really too useful and have more ideas from yours. keep sharing many techniques. eagerly waiting for your new blog and useful information. keep doing more.
    CCNA Training in Chennai

    ReplyDelete
  5. I simply want to say I’m very new to blogs and actually loved you’re blog site. Almost certainly I’m going to bookmark your blog post . You absolutely come with great well written articles. Thanks a lot for sharing your blog.

    Linux Training in Chennai Velachery

    ReplyDelete
  6. Great site for these post and i am seeing the most of contents have useful for my Carrier.Thanks to such a useful information.Any information are commands like to share him.

    Salesforce Training in Chennai

    ReplyDelete
  7. It's interesting that many of the bloggers to helped clarify a few things for me as well as giving.Most of ideas can be nice content.The people to give them a good shake to get your point and across the command .

    Salesforce Training in Chennai

    ReplyDelete
  8. This is an awesome post.Really very informative and creative contents. These concept is a good way to enhance the knowledge.I like it and help me to development very well.Thank you for this brief explanation and very nice information.Well, got a good knowledge.

    Web Designing Training in Chennai

    ReplyDelete
  9. This is a great inspiring article.I am pretty much pleased with your good work.You put really very helpful information. Thank you..

    SEO Company in Chennai

    ReplyDelete
  10. هل تبغون شركة مكافحة حشرات ماهرة اليكم الكمال


    افضل شركة مكافحة حشرات بالدمام
    ولديها افضل المبيدات الحشرية فهى ارخص شركة رش مبيدات بالدمام


    وتقوم بمكافحة جميع انواع الحشرات فهى امهر شركة مكافحة النمل الابيض بالدمام


    http://www.elkamaal.com/services/%d8%b4%d8%b1%d9%83%d8%a9-%d9%85%d9%83%d8%a7%d9%81%d8%ad%d8%a9-%d8%a7%d9%84%d8%ad%d8%b4%d8%b1%d8%a7%d8%aa-%d8%a8%d8%a7%d9%84%d8%af%d9%85%d8%a7%d9%85/

    ReplyDelete
  11. مكافحة حشرات بمكة - عبيرمكة - 0508034442

    مكافحة حشرات بمكة خدمة تقدمها لكم شركة مكافحة حشرات بمكة يبحث كثير من الناس عن طرق مختلفة وكثيرة للتخلص من الحشرات المزعجة والمقززة


    مكافحة حشرات بمكة
    شركة رش حشرات بمكة
    شركة رش مبيدات بمكة
    شركة مكافحة النمل الاسود بمكة
    شركة مكافحة النمل الابيض بمكة
    شركة مكافحة الفئران بمكة
    شركة مكافحة الصراصير بمكة
    شركة مكافحة البق بمكة
    شركة مكافحة العتة بمكة

    شركات مكافحة الحشرات فى مكة


    http://abeermakah.com/%D9%85%D9%83%D8%A7%D9%81%D8%AD%D8%A9-%D8%AD%D8%B4%D8%B1%D8%A7%D8%AA-%D8%A8%D9%85%D9%83%D8%A9/

    ReplyDelete
  12. كهربائى بالمدينة المنورة - الصيانة السريعة – 0508353932

    كهربائى بالمدينة المنورة للقيام بجميع اعمال الكهرباء والصيانة المنزلية او بالشركات والمؤسسات والشركات لان مؤسسة الصيانة السريعة حريصة على راحة عملائها فقررناالعمل على راحتكم ابناء المدينة المنورة

    مهندس كهرباء بالمدينة المنورة
    كهربائى بالمدينة المنورة
    فنى كهربائى بالمدينة المنورة
    كهربائى منازل بالمدينة المنورة
    فنى كهربائى منازل بالمدينة المنورة
    معلم كهربائى بالمدينة المنورة
    فنى كهرباء بالمدينة المنورة
    http://alcyana.com/%D9%83%D9%87%D8%B1%D8%A8%D8%A7%D8%A6%D9%89-%D8%A8%D8%A7%D9%84%D9%85%D8%AF%D9%8A%D9%86%D8%A9-%D8%A7%D9%84%D9%85%D9%86%D9%88%D8%B1%D8%A9/

    ReplyDelete
  13. we are leading oracle fusion financial training institute. we have discussed all the instructions step by step for installation of oracle software.for more information please follow the below link.

    Oracle Fusion Financial Training


    ReplyDelete
  14. Finding the time and actual effort to create a superb article like this is great thing. I’ll learn many new stuff right here! Good luck for the next post buddy..
    Salesforce Training In Chennai

    ReplyDelete
  15. اليكم ارضيات ثلاثية الابعاد وهى عبارة عن مواد ابوكسية عالية الجودة ذات صلابة اقوى من الفولاذ ولها لمعان كازجاج ودرجة شفافية جميلة جدا دون اى تكلفة عالية وتكون ارضيات ثلاثية الابعاد ناطقة كالرخام بل وافضل منه لسهولة تركيبها وعدم تعرضها للخدش كالرخام او التلف ان استعملتم المواد الكحولية وتغطى جميع المساحات الممكنة وتلا تقتصر فقط على الميتلك بل يوجد بها العديد من الاشكال والرسومات الجميلة والرائعة .
    لماذا عليك اختيار ارضيات ثلاثية الابعاد فى الرياض ؟
    من الان قل وداعا للسيراميك والبرسلين والرخام انت الان فى مرحلة التطور والجمال والفن الراقى فانت تنعم بما توصل له العلم الحديث من افكار وما توصل له عالم الديكورات من من اشكال فمن الان قل وداعا للباركيه ومشاكل الماء فتجد ان ارضيات ثلاثية الابعاد فى جدة تعمل على عزل الارضيات عن السطح ولا يوجد بها مسام كارخام او تمتص الماء كالباركيه انما هى عازل حراري ومائى للارضيات وتتميز بالاشكال الرائعه التى تجعل من منزلك التحفة الفنية .
    ولمعرفة المزيد يرجى زيارة الرابط التالى
    https://beerm-ksa.com/%D8%A7%D8%B1%D...9%D8%A7%D8%AF/

    ReplyDelete
  16. Really Good blog post.provided a helpful information.keep updating...
    Digital marketing company in Chennai

    ReplyDelete
  17. Its a wonderful post and very helpful, thanks for all this information. You are including better information regarding this topic in an effective way.Thank you so much

    Installment loans
    Payday loans
    Title loans
    Cash Advances

    ReplyDelete
  18. very very amazing explaintion....many things gather about yourself...yes realy i enjoy it
    seo company in Chennai

    ReplyDelete
  19. "تسوق اون لاين من خلال موقع بوروروم أكبر موقع للتسوق و إكتشف أفضل العروض.تمتع بخصم يصل الى 70% على العديد من المنتجات والماركات العالمية. وإدفع نقدا عند التسليم!

    احذية رجالى
    ساعات رجالى
    ملابس رجالى
    قميص رجالى"

    ReplyDelete
  20. This concept is a good way to enhance the knowledge.thanks for sharing. please keep it up salesforce Online Training Hyderabad

    ReplyDelete
  21. إذا كنت ترغب في الحصول على مياه نقية افضل شركة كشف تسربات بالقصيم و خالية من الجراثيم و الميكروبات فلابد ان تقوم بتوفير افضل شركة عزل خزانات بالقصيم أجود خامات العزل على الخزان و التي يتم تركيبها في الجدرا و في قاع الخزان و ذلك من اجل المحافظة افضل شركة اسطح خزانات بالقصيم على منع تعرض أشعة الشمس بشكل مباشر على المياه و تسلطها بشكل افضل شركة مكافحة حشرات بالقصيم دائم مما يؤدي إلى التغيير في الخواص الفيزيائية في مكونات المياه

    ReplyDelete
  22. لدى الصراصير جهاز استشعار شركة تنظيف بالبخار بجدة حساس جدًا موجود في قرونها مع العلم أنها شركة مكافحة حشرات بجدة لا عين لها ولا تستطيع الرؤية لكنها إن دخلت شركة تنظيف خزانات بجدة في منزل فإنها سرعان ما تهاجمه وبالتالي يصعب السيطرة شركة تنظيف شقق بجدة عليها حيث أنها تتكاثر بسرعة وبأعداد كبيرة فإذا كان منزلك به صراصير شركة مكافحة البق بجدة فمن الأفضل الاتصال بشركة متخصصة للقضاء عليها في الحال.

    ReplyDelete
  23. في البداية نحرص عبلي شركة تنظيف بالبخار بجدة ان يتم تفريغ الخزان من المياه شركة تنظيف خزانات بجدة و من بعدها نقوم بتوفير النظافة الدقيقة شركة مكافحة العتة بجدة لجميع اجزاءه الداخلية و الخارجية و من شركة مكافحة حشرات بجدة بعدها نحرص علي ان يتم اتباع افضل مواد العزل الامنة و التي شركة مكافحة النمل الابيض بجدة لا يمكن ان تلحث اي نوع من الضرر بالانسان و لهذا تواصل معنا عزيزي العميل لتجد خدمة تنظيف للخزان الخاص بالمنزل

    ReplyDelete
  24. من الممكن أن يحصل العملاء شركة تجهيز ملاعب على أفضل أنواع النجيل الصناعي التي يرغبون شركة نجيل صناعي بها و التي تتنوع بين أكثر من شكل مختلف حيث يوجد النجيل المتداخل ، النحيف و العريض شركة تنسيق حدائق أيضا و جميع تلك الأنواع متوفرة في شركة لاندسكيب بالقاهرة من أجل أن تحقق إليكم الخدمات التي ترغبون شركة تجهيزات حمامات سباحة في الحصول عليها و ذلك لأننا متميزون في مجال تركيب النجيل الصناعي و نحاول أن نلبي جميع احتياجات عملائنا

    ReplyDelete
  25. إن عرقلة الأنابيب والصرف الصحي هي تسليك مجاري بالكويت واحدة من أسوأ المشاكل التي يواجهها تسليك مجاري الكويت رب البيت ويمكن الآن حلها بسهولة من قبل أفضل الشركات لتنظيف المجاري في الكويت تسليك مجاري على أعلى مستوى ، لأن مشكلة انسداد المجاري تؤثر على وجود روائح كريهة تسليك مجاري بالكويت لا تحظى بشعبية لجميع أعضاء المنزل وتؤثر على الناس

    ReplyDelete
  26. تعتبر الواجهات شركة تنظيف بدبي من أهم الأماكن التي يجب تنظيفها على أكمل وجه، حيث أن نظافة شركة تنظيف بالشارقة الواجهات هي دليل على نظافة المنزل؛ لهذا شركة تنظيف بدبي يجب الاهتمام بها بشكل كبير وذلك من خلال شركة تنظيف فى دبي التواصل مع شركة تنظيف واجهات منازل في الشارقة شركة تنظيف بعجمان فإن الشركة سوف تتمكن من القيام بهذه المهمة مع اختلاف أنواع المنظفات

    ReplyDelete
  27. عندما يكون هناك ارتباط بين عملية التنظيف شركة تنظيف شقق بمكة وانتشار الأمراض والجراثيم شركة مكافحة حشرات بمكة يجب ان يتم التخلص من جميع الأتربة والأوساخ في المكان مثل الشقة او الفيلا او المنزل الذي نعيش بداخله شركة مكافحة حشرات بالطائف حتى يتم حماية أطفالنا من خطر الإصابة بالأمراض وتوفر شركة تنظيف منازل بمكة جميع خدمات شركة تنظيف خزانات بالطائف التنظيف سواء التنظيف العادي او خدمات غسيل شقق بمكة او غسيل منازل بمكة شركة تنظيف خزانات بمكة ومن أهم ما يتم القيام به لخروج الخدمة بصورة مشرفة أمام العملاء

    ReplyDelete
  28. نحن متخصصون في مجال التنظيف بالبخار لثقتنا شركة تنظيف بالبخار بجدة الدائمة في أن النظافة وحدها لا تكفى ويجب أن نوفر التعقيم شركة تنظيف بالبخار بمكة والتطهير معها لضمان مكان نظيف وصحي شركة تنظيف بجدة خالي تماماً من البكتريا والجراثيم خاصة شركة نقل عفش بمكة في وجود الأطفال فالبخار تقنية شديدة التأثير في قتل البكتريا والجراثيم لذلك نحرص على استخدامه ونوفر شركة تنظيف سجاد بالبخار بجدة أحدث التقنيات التي تعمل بالبخار لتقديم خدمات على مستوى عالي من الدقة والإتقان وتقوم

    ReplyDelete
  29. وقد اثبتت الدراسة والابحاث ان تلوث مياه الخزان شركة نقل عفش بجدة نتيجة المواد المصنوع منها الخزان ويعتبرافضل انواع الخزانات المصنوعة شركة تنظيف بالبخار بجدة من الحديد المجلفن او المصنوع من الزجاج وهم واقل عرضه للتلوث واغلاقه بطريقة جيدة فحرصا منا نحن شركة غسيل خزانات بالطائف شركة مكافحة حشرات بمكة على صحتنا وصحة اطفالنا يجب شركة تنظيف خزانات بالطائف تنظيف خزان المياه بصفة دورية حتى نتفادى جميع الامراض شركة تنظيف كنب بدبي ونقي اولادنا وانفسنا منها ونستخدم الخزان المصنوع من الصلب الغير قابل للصدا والمصرح به من وزارة الصحة.

    ReplyDelete
  30. عملية النظافة يجب ان تكون سلوك لدي المتواجدين شركة تنظيف بمكة في المكان فلا يمكن ان يتم إجبار فرد على التنظيف شركة مكافحة حشرات بمكة والعيش في مكان خالي من الأتربة اذا لم يكن لدية ذلم السلوك الحضاري الراقي شركة تنظيف بالبخار بمكة وعليه يجب على الأفراد دائما مساعدة شركة نقل عفش بمكة افراد العائلة أثناء عميلة التنظيف وزرع ورح شركة تنظيف خزانات بمكة النظافة داخل أبنائنا وأسرنا وعندما تتعرض إلى الاوساخ الصعبة فان في الجوار

    ReplyDelete
  31. يمكنك التواصل مع شركة تنظيف بدبي في أي وقت من أجل أن يقوم فريق العمال شركة تنظيف بالشارقة و الخبراء بالحضور إلى المنزل في الميعاد الذي تقوم شركة تنظيف بعجمان بتحديده حيث أن الفريق معروف بمدى التزامه بالمواعيد و الاتقان شركة تنظيف بابو ظبي في العمل فنحن نرغب في توفير الخدمة المثالية التي تمكنا من الحصول شركة تنظيف كنب بدبي على ثقة العميل الكبيرة بنا فنحن نجتهد لكي نستحق تلك الثقة بشكل مستمر

    ReplyDelete
  32. يمكنك التواصل مع شركة تنظيف بدبي في أي وقت من أجل أن يقوم فريق العمال شركة تنظيف بالشارقة و الخبراء بالحضور إلى المنزل في الميعاد الذي تقوم شركة تنظيف بعجمان بتحديده حيث أن الفريق معروف بمدى التزامه بالمواعيد و الاتقان شركة تنظيف بابو ظبي في العمل فنحن نرغب في توفير الخدمة المثالية التي تمكنا من الحصول شركة تنظيف كنب بدبي على ثقة العميل الكبيرة بنا فنحن نجتهد لكي نستحق تلك الثقة بشكل مستمر

    ReplyDelete
  33. يعمل فريق الخبراء على تقديم التصاميم واجهات حجر هاشمى هيصم المختلفة الخاصة بالمطابخ أو الحمامات شركة تنظيف بدبي و يمكنك الاختيار فيما بينها و هذا من خلال حجر مايكا شركة تسليك مجاري بالكويت الذي يعمل على توفير الدعم و القوة على الغرف الموجودة في المنزل و تتعامل الشركة رقم صباغ رخيص بالكويت معكم بأقل الاسعار و التكاليف التي فني كهرباء منازل بالكويت لا مثيل لها في أي مكان آخر

    ReplyDelete