Tuesday, October 20, 2015

How to SABWA When You're Not in the Same Location as Your Users

If you’ve heard Mike Gerholdt speak then you’ve heard him speak about SABWA, Salesforce Administration By Walking Around. I love this practice, but it got me thinking what if users aren’t in a location that’s in walking distance to you or what if you are a Salesforce Admin that works from home? Can you implement this practice? The answer is YES! I know this because I have done it and wanted to share a few tips. Over the past 11 years I have supported Salesforce end users in all 50 states and in over 30 countries. It’s so important as a Salesforce Admin to maintain a connection with your end users regardless of location and time zone, which is why being a SABWA admin, is such a great practice.

It is going to be even more important for us as Awesome Admins to SABWA as we start rolling out the new Lightning Experience to make sure we do this to make sure the new UI is working for our users and they know how to use it and know where to go to get their questions answered.

Here are some practices I have implemented to interact and connect with users not in the same location as me:


Hold Office Hours with a Tool that Allows for Screen Sharing and Video

I supported users in the Americas, EMEA and APAC it was sometimes really hard to support users in the other regions due to time zones, however I didn’t want the users in other time zones to feel left out so I setup weekly Office Hours meetings where the time rotated each week. For example the first Friday of every month office hours were held at 10 AM EST, the second Friday of every month Office Hours were held at 1 PM EST, Third at 4 PM EST and Fourth at 9 PM EST. Having the meeting at different times allowed users from all regions to be able to join easily.

I got to know so many users in so many different countries this way. I also always made sure to use video on my meetings so the users could put a face to the voice. It made it almost like I was there in their office helping them but I was in my office in New York City and even sometimes in my apartment.



Join Departmental Meetings

Pretty much every department has weekly or monthly meetings; so ask to join, even if it’s just to listen. It was great to understand what different departments were doing overall not just with Salesforce so I could keep that in mind when writing requirements or designing solutions. I was once on the Order Management and Finance Monthly Meeting and they were discussing how Order Management reps needed to manually enter some new information from the billing system on the Sales Order after they finished processing it. I heard some grumbling on the call about how manual it was going to be. I made a note to myself to talk to our integration developer about bringing this information over via our already existing integration between sales orders and our billing system. After discussing with our integration developer, we found that the data they were going to manually enter after completing a sales order was in a table we were already were connected to and we would just need to add fields to Salesforce and to the integration to bring them over, the estimate was less than a day of development work. Everyone including my VP and our Product Owner saw the value immediately and we put the story in the next sprint to get the integration updated.

I immediately called the business leads in finance and order management to let them know we could automate this data entry and we were going to put the story for the enhancement in the following sprint. They were so thrilled that this could be done. They didn’t think it could be, but they were very happy they were wrong. It was a great feeling to come to their next meeting and announce that they no longer had to enter the information manually that we were able to add this feature for them and save them about 1.5 minutes per order which would save order management about 300 minutes per week. This meant orders were being billed and fulfilled that much faster for our customers.

Random Calls to End Users

I regularly spoke to our product owner and business leads as part of our change management & agile processes, but sometimes even our business leads weren’t aware of issues or challenges with end users. I would block out an hour in my calendar every Wednesday and call 3-4 users randomly. It was a great way to get to know people and listen to their challenges. I can’t tell you how many times I would call an end user and because so much of the business was using Salesforce for their processes they would give me feedback I never even thought of. 

 I once called a Sales Rep that was frustrated that they didn’t have a clickable link to another system like they did for other systems which passed the account name so they didn’t have to copy paste or manually type, it would bring up the correct record(s) in the other system so they could easily find what they were looking for. I had no idea sales was even relying so heavily on this other system. When I reviewed this request during our Change Advisory Board meeting everyone realized how much time that could save sales. We had the new custom link out to the business users the following day.


Send Surveys

Many of us manage survey tools such as Get Feedback, Form Assembly or Clicktools within our Salesforce org to send to customers as part of the customer service process, but what about end users? This was a great way to get feedback from end users. We allowed the surveys to be anonymous if they chose, however, we required them to tell us what type of user they were so we could group the feedback by Sales, Marketing, Customer Service, Legal, Sales Ops or Finance & Order Management.

We sent these out every other month to all of our end users and included a link to a survey form when we closed out cases so they could give us feedback on a particular issue or about anything in general.

Many features added to our backlog were because of these surveys. These surveys really showed our end users that we were listening. It was great to send our weekly release email and highlight the items that we released that were ideas from our end users.

I hope this helps some Awesome Admins out there who work remotely or sit in different offices from your end users that you can still SABWA without actually walking around. I would love to hear from you if you have implemented some things to work with end users you may not sit near.


As always, thank you for reading and I hope to see some of you at the Salesforce Tour in NYC on November 18th!



All the best!



Cheryl

34 comments:

  1. As always - great advice! Sometimes I wish I supported more users just so I can try these! :)

    ReplyDelete
  2. This is great, I am 100% remote so will use this!

    ReplyDelete
  3. Your providing such a valuabe information about studying..and also have some good key points to every student.
    Salesforce Interview Questions | Salesforce Training Videos | Salesforce CRM online Training Hyderabad

    ReplyDelete
  4. شركة تنظيف منازل بالدمام
    فى حين ان عمليه التنظيف هامه جدا ولا تسطيع اى ربه منزل الاستغناء عليها الا اننا نجد من ليس لديه المقدره على القيام بهذه المهمة على الرغم من اهميتها التى تؤثر على حياه الانسان لان المكان النظيف يمد الانسان بالطاقة الايجابيه والراحة والتقدم والرقى فلهذا قامت شركتنا شركة تنظيف منازل بالدمام بالقيام يخدمات التنظيف على اكمل وجه وتحت اشراف عماله مدربه ومجهزه لاداء اعمال التنظيف ونزع الاتربه والبقع والجراثيم حيث انها تمتلك احدث الاجهزه بالبخار التى تنظف المفروشات والعفش والمنقولات شركتنا شركة تنظيف منازل بالدمام نقوم بتنظيف الستائر والسجاد والموكيت والمطابخ والحمامات ونقوم بجلى السيراميك ونجعله كالجديد دون اى وجود خدوش او بهتان للالوان من كثره استخدام المواد الكاويه تعتبر شركتنا شركة نظافة بالدمام هى الافضل والشركة الرائده فى مجال التنظيف ننظف ونجعل المنزل للعيش به من دون وجود لاى عته او اتربه مع تلميع الشقه وتعقيم بأحدث المعدات بالبخار التى تتوغل فى المنسوجات لكى تزيل البقع بشكل رائع وجعلها كالجديد ذو روائح ذكيه وجميله تبعث فى النفس التفاؤل والتقدم والرقى وكل هذا نقدمه من اجل راحتك وراحة اسرتك عزيزى العميل نحن شركة تنظيف منازل بالدمام نقوم بأداء المهام بأقل التكاليف وبأعلى جودة كل هذا من اجل راحتك وراحه اسرتك فى انتظار تواصلكم معنا من اجل تحقيق اهدافك .
    لمزيد من خدماتنا
    شركة نظافة بالخبر
    للتواصل
    0537772829
    لزيارة موقعنا
    https://forsan-dmm.com/

    ReplyDelete
  5. شركة تنظيف فلل بالرياض تتيح لكم ما تحتاجونه من خدمات تنظيف في مختلف المنشآت بجميع المساحات والأغراض والمحتويات، إذ أن الشركة تقدم من خلال أفضل العمال والمتخصصين وبإشراف الخبراء الذين تستعين بهم الشركة للإشراف على ما يتم القيام به من مهام وخدمات وتوفير كافة سبل الراحة لعملائها الكرام من خلال ما تستعين به من وسائل ومواد ومعدات تتميز بتقنياتها المتطورة والحديثة والتي تواكب من خلالها مستلزمات العصر الحديث و للوصول إلى أفضل ما قد يتطلع له العملاء بجميع فئاتهم في ما يأملون في الوصول لها من مستوى خاص بنظافة المنشأة التي يقيمون فيها أو يعملون بها ويسعون جاهدين إلى أن تظهر بأجمل هيئة وأكمل صورة داخليا وخارجيا.
    تمتع بأسعار لا مثيل لها مع شركة تنظيف فلل بالرياض
    يتمتع عملاء الشركة بمزايا لا تتوافر بالشركات الأخرى إذ أن أسعارنا هي الأرخص والأفضل رغم أن خدماتنا هي الأضمن والأفضل والأكثر تميزا بالمقارنة مع كبرى الشركات المماثلة إذ أن خدماتنا وأسعارنا لا منافس لها وتتميز شركة نظافة فلل بالرياض بما توفره من عروض ذات أسعار وخصومات رائعة ومذهلة على تنظيف الفلل وتعطيرها وتعقيمها جيدا من الاوبئة والجراثيم التي توجد فى تلك المساحات من الفلل الكبيرة والصغيرة .
    https://www.allsaad.com/70-2/
    لمزيد من خدماتنا
    شركة عزل فوم بالرياض

    ReplyDelete
  6. اليكم ارضيات ثلاثية الابعاد وهى عبارة عن مواد ابوكسية عالية الجودة ذات صلابة اقوى من الفولاذ ولها لمعان كازجاج ودرجة شفافية جميلة جدا دون اى تكلفة عالية وتكون ارضيات ثلاثية الابعاد ناطقة كالرخام بل وافضل منه لسهولة تركيبها وعدم تعرضها للخدش كالرخام او التلف ان استعملتم المواد الكحولية وتغطى جميع المساحات الممكنة وتلا تقتصر فقط على الميتلك بل يوجد بها العديد من الاشكال والرسومات الجميلة والرائعة .
    لماذا عليك اختيار ارضيات ثلاثية الابعاد فى الرياض ؟
    من الان قل وداعا للسيراميك والبرسلين والرخام انت الان فى مرحلة التطور والجمال والفن الراقى فانت تنعم بما توصل له العلم الحديث من افكار وما توصل له عالم الديكورات من من اشكال فمن الان قل وداعا للباركيه ومشاكل الماء فتجد ان ارضيات ثلاثية الابعاد فى جدة تعمل على عزل الارضيات عن السطح ولا يوجد بها مسام كارخام او تمتص الماء كالباركيه انما هى عازل حراري ومائى للارضيات وتتميز بالاشكال الرائعه التى تجعل من منزلك التحفة الفنية .
    ولمعرفة المزيد يرجى زيارة الرابط التالى
    https://beerm-ksa.com/%D8%A7%D8%B1%D...9%D8%A7%D8%AF/

    ReplyDelete
  7. There are so many useful information in your post, I like it all the time. And I want to share this what is aso with you, you can take a look. This is very useful.

    ReplyDelete
  8. شركة تنظيف بالطائف بيت العز

    عزيزى العميل مع كثرة الشركات فى المملكة العربية السعودية ازدادت اهمية تميز افضل دشركة تنظيف بالطائفعن غيرها من الشركات لان مع الكثرة وانتشار شركات النظافة فالعملاء اصبحوا يتطلعون الى الافضل فى الخدمة والمناسبة فى الاسعار

    شركة تنظيف ستائر بالطائف
    شركة تنظيف شقق بالطائف
    شركة تنظيف سجاد بالطائف


    تنظيف فلل بالطائف
    شركة تنظيف فلل بالطائف
    تنظيف شقق واستراحات بالطائف
    شركة تنظيف شقق واستراحات بالطائف
    تنظيف اثاث المنازل بالطائف
    شركة تنظيف اثاث المنازل بالطائف
    تنظيف واجهات زجاج بالطائف
    شركة تنظيف واجهات زجاج بالطائف


    http://beit-alezz.com/%D8%B4%D8%B1%D9%83%D8%A9-%D8%AA%D9%86%D8%B8%D9%8A%D9%81-%D8%A8%D8%A7%D9%84%D8%B7%D8%A7%D8%A6%D9%81/

    ReplyDelete
  9. شركة مكافحة حشرات بالطائف بيت العز
    شركة مكافحة حشرات بالطائف قادره على القيام باعمال المكافحة والقضاء على اى نوع من الحشرات بالاعتماد على احدث الالات والماكينات التى تقوم بالوصول الى اصعب الاماكن التى من الممكن ان يتواجد بيها الحشرات
    شركة رش مبيدات بالطائف
    شركة مكافحة النمل الابيض بالطائف

    شركة مكافحة الفئران بالطائف
    مكافحة الفئران بالطائف


    http://beit-alezz.com/%D8%B4%D8%B1%D9%83%D8%A9-%D9%85%D9%83%D8%A7%D9%81%D8%AD%D8%A9-%D8%AD%D8%B4%D8%B1%D8%A7%D8%AA-%D8%A8%D8%A7%D9%84%D8%B7%D8%A7%D8%A6%D9%81/


    شركة تنظيف خزانات بالطائف بيت العز

    مع شركة تنظيف خزانات بالطائف لا تبحث كثيرا هل ترغب فى الحصول على مياة نظيفة ونقية في منزلك اذن انت فى حاجة الى الاستعانة بافضل شركة غسيل خزانات بالطائف

    شركة عزل خزانات بالطائف


    شركة كشف تسربات بالطائف
    كشف تسربات بالطائف

    http://beit-alezz.com/%D8%B4%D8%B1%D9%83%D8%A9-%D8%AA%D9%86%D8%B8%D9%8A%D9%81-%D8%AE%D8%B2%D8%A7%D9%86%D8%A7%D8%AA-%D8%A8%D8%A7%D9%84%D8%B7%D8%A7%D8%A6%D9%81/

    ReplyDelete
  10. الجودة افضل شركة خدمات منزلية بالمدينة المنورة 0566824484
    شركة تنظيف خزانات بالمدينة المنورة
    أرخص شركة تنظيف خزانات بالمدينة المنورة
    شركة غسيل خزانات بالمدينة المنورة
    شركة عزل خزانات بالمدينة المنورة
    شركة تعقيم خزانات بالمدينة المنورة

    شركة جلى بلاط بالمدينة المنورة
    شركة جلى بلاط رخام بالمدينة المنورة
    شركة جلى رخام بالمدينة المنورة
    شركة تلميع سيراميك بالمدينة المنورة
    شركة تنظيف بالمدينة المنورة
    شركة تنظيف شقق بالمدينة المنورة
    شركة تنظيف منازل بالمدينة المنورة
    شركة تنظيف فلل بالمدينة المنورة
    شركة تنظيف عمائر بالمدينة المنورة
    شركة تنظيف سجاد بالمدينة المنورة
    شركة تنظيف كنب بالمدينة المنورة
    شركة مكافحة حشرات بالمدينة المنورة
    شركة رش مبيدات بالمدينة المنورة
    شركة مكافحة القوارض بالمدينة المنورة
    شركة مكافحة الفئران بالمدينة المنورة
    شركة مكافحة النمل الابيض بالمدينة المنورة

    شركة نقل عفش بالمدينة المنورة
    شركة نقل اثاث بالمدينة المنورة
    نقل اثاث بالمدينة المنورة
    نقل عفش بالمدينة المنورة
    شركة تخزين عفش بالمدينة المنورة
    شركة تغليف عفش بالمدينة المنورة


    ReplyDelete

  11. الفهد العربى ارخص شركات الشحن فهى تقدم خدماتها بين دول الخليج ومصر ودول مجلس التعاون العربى

    شركة شحن بري من مصر للسعودية
    شركة شحن من مصر الى السعودية
    شركة شحن
    شركة شحن دولى

    https://asnanews.net/%D8%B4%D8%B1%D9%83%D8%A9-%D8%B4%D8%AD%D9%86-%D8%A8%D8%B1%D9%89-%D9%85%D9%86-%D9%85%D8%B5%D8%B1-%D8%A7%D9%84%D9%89-%D8%A7%D9%84%D8%B3%D8%B9%D9%88%D8%AF%D9%8A%D8%A9/

    ReplyDelete
  12. شركة تنظيف بمكة بيت العز

    بيت العز افضلشركة تنظيف بمكة من منا لايحلم بمكان نظيف وهادى ومرتب؟ من منا لا يفكر فى اعمال التنظيف؟ فلا تبحث كثيرا ولاتتردد الان انت تمتلك خدمه كامله فى التنظيف من الالف الى الياء فخدماتنا كامله متكامله فى التنظيف فنحن لدينا القدره على القيام بتنظيف البيارات وتنظيف الشقق والفلل والبيوت والمنازل والمكاتب والموكيت والارضيات والسجاد والوجهات الزجاجيه وغيرهم من التنظيف بالاعتماد على افضل طاقم عمل متخصص للقيام باعمال التنظيف ونوفر الالات التى تساعد فى القيام باعمال التنظيف على اكمل وجه بالاعتماد على افضل المنظفات المتعارف عليها ذات جوده عاليه فلا تتردد فى الاستعانه بـ افضلشركة تنظيف شقق بمكةفتاكد انك سوف تشعر بالفرق الواضح فى خدماتنا في بيت العزشركة تنظيف منازل بمكة
    شركة تنظيف سجاد بمكة

    شركة تنظيف فلل بمكة
    http://beit-alezz.com/%D8%B4%D8%B1%D9%83%D8%A9-%D8%AA%D9%86%D8%B8%D9%8A%D9%81-%D8%A8%D9%85%D9%83%D8%A9/

    شركة مكافحة حشرات بمكة بيت العز

    بيت العز شركة مكافحة حشرات بمكةنقوم بالقضاء على كافة انواع الحشرات بافضل المبيدات الآمنة على الصحة فمؤسسة بيت العز افضلشركة رش مبيدات بمكة

    هل تعانى من وجود الحشرات؟ هل ياتى عليك فتره وتزداد كميه الحشرات المتواجده فى المكان؟ فالان مع بيت العز كافضل شركة مكافحه حشرات بمكة انت الان تمتلك اكبر الشركات التى تعمل فى خدمات المكافحه والتخلص من اى نوع من الحشرات نهائيا


    شركة مكافحة النمل الابيض بمكة
    شركة مكافحة العتة بمكة
    شركة مكافحة الفئران بمكة
    شركة مكافحة الصراصير بمكة

    http://beit-alezz.com/%D8%B4%D8%B1%D9%83%D8%A9-%D9%85%D9%83%D8%A7%D9%81%D8%AD%D8%A9-%D8%AD%D8%B4%D8%B1%D8%A7%D8%AA-%D8%A8%D9%85%D9%83%D8%A9/

    ReplyDelete
  13. شركة تنظيف خزانات بمكة بيت العز

    شركة تنظيف خزانات بمكةتساعدك على سلامة المياه من التلوث داخل خزان منزلك لان المياه تعتبر من اهم الاشياء التى لابد ان نعتنى بها فالان مع بيت العز كافضل شركة غسيل خزانات بمكة
    شركة عزل خزانات بمكة
    http://beit-alezz.com/%D8%B4%D8%B1%D9%83%D8%A9-%D8%AA%D9%86%D8%B8%D9%8A%D9%81-%D8%AE%D8%B2%D8%A7%D9%86%D8%A7%D8%AA-%D8%A8%D9%85%D9%83%D8%A9/

    بيت العز شركة تنظيف بالبخار بمكة
    الكثير لا يعلمون انهم بكل سهولة يستطيعوا ان يقوموا بتنظيف منزلهم وهذا عن طريق استخدام البخار في التنظيف ويوجد ايضا العديد من المميزات نتيجة استخدام البخار في التنظيف ،بيت العز بمكة المكرمة افضل
    شركة تنظيف بالبخار بمكة
    شركة تنظيف سجاد بالبخار بمكة
    شركة تنظيف سجاد بمكة
    شركة تنظيف موكيت بمكة
    شركة تنظيف موكيت بالبخار بمكة
    شركة تنظيف مجالس بالبخار بمكة

    http://beit-alezz.com/%d8%b4%d8%b1%d9%83%d8%a9-%d8%aa%d9%86%d8%b8%d9%8a%d9%81-%d8%a8%d8%a7%d9%84%d8%a8%d8%ae%d8%a7%d8%b1-%d8%a8%d9%85%d9%83%d8%a9/

    ReplyDelete
  14. شركة تنظيف بالدمام الكمال اول بوابة الكترونية للصيانة المنزلية

    مع الكمال افضل شركة تنظيف بالدمام
    يسعدنا ان نقدم لكم خدمات التنظيف الشاملة وباقل الاسعار واعلى جودة فنحن شركة تنظيف شقق بالدمام



    شركة تنظيف منازل بالدمام

    تابعونا ستجدون لدينا خدمات مميزة واسعار تناسب الجميع

    http://www.elkamaal.com/services/%d8%b4%d8%b1%d9%83%d8%a9-%d8%aa%d9%86%d8%b8%d9%8a%d9%81-%d9%85%d9%86%d8%a7%d8%b2%d9%84-%d8%a8%d8%a7%d9%84%d8%af%d9%85%d8%a7%d9%85/



    هل تبغون شركة مكافحة حشرات ماهرة اليكم الكمال


    افضل شركة مكافحة حشرات بالدمام
    ولديها افضل المبيدات الحشرية فهى ارخص شركة رش مبيدات بالدمام


    وتقوم بمكافحة جميع انواع الحشرات فهى امهر شركة مكافحة النمل الابيض بالدمام


    http://www.elkamaal.com/services/%d8%b4%d8%b1%d9%83%d8%a9-%d9%85%d9%83%d8%a7%d9%81%d8%ad%d8%a9-%d8%a7%d9%84%d8%ad%d8%b4%d8%b1%d8%a7%d8%aa-%d8%a8%d8%a7%d9%84%d8%af%d9%85%d8%a7%d9%85/

    ReplyDelete
  15. فرسان المثالى افضل شركة كشف تسربات المياه بالدمام 0506070763


    من اكبر شركات كشف تسرب المياه بدون تكسير فرسان المثالى
    شركة كشف تسربات بالدمام
    شركة تنظيف خزانات بالدمام
    وايضا

    شركة عزل خزانات بالدمام
    وكذلك
    شركة عزل اسطح بالدمام

    شركة عوازل الدمام
    شركات العزل المائي بالدمام
    شركات العزل الحراري بالدمام

    http://forsan-almthaly.com/%D8%B4%D8%B1%D9%83%D8%A9-%D9%83%D8%B4%D9%81-%D8%AA%D8%B3%D8%B1%D8%A8%D8%A7%D8%AA-%D8%A7%D9%84%D9%85%D9%8A%D8%A7%D8%A9-%D8%A8%D8%A7%D9%84%D8%AF%D9%85%D8%A7%D9%85/

    فرسان المثالى افضل شركة كشف تسربات المياه بالقطيف0506070763

    هل تعانى من تسرب المياه فلا داعى للقلق مع فرسان المثالى
    شركة كشف تسريبات المياه بالقطيف

    وباقل الاسعار ولنا خدمتنا بمدن اخرى
    شركة كشف تسربات بالاحساء
    وايضا
    شركة كشف تسربات المياه بالخبر



    http://forsan-almthaly.com/%D8%B4%D8%B1%D9%83%D8%A9-%D9%83%D8%B4%D9%81-%D8%AA%D8%B3%D8%B1%D9%8A%D8%A8%D8%A7%D8%AA-%D8%A7%D9%84%D9%85%D9%8A%D8%A7%D9%87-%D8%A8%D8%A7%D9%84%D9%82%D8%B7%D9%8A%D9%81/

    ReplyDelete
  16. فرسان المثالى افضل شركة تنظيف بالاحساء0506070763
    احصل على نظافة مثالية من فرسان المثالى افضل

    شركة تنظيف بالاحساء
    شركات النظافة بالاحساء
    شركة تنظيف فلل بالاحساء
    شركة تنظيف منازل بالاحساء
    شركة تنظيف بيوت بالاحساء
    شركة تنظيف شقق بالاحساء
    شركة تنظيف كنب بالاحساء
    شركة المثالية للتنظيف بالاحساء

    http://forsan-almthaly.com/%D8%B4%D8%B1%D9%83%D8%A9-%D8%AA%D9%86%D8%B8%D9%8A%D9%81-%D8%A8%D8%A7%D9%84%D8%A5%D8%AD%D8%B3%D8%A7%D8%A1/

    فرسان المثالى افضل شركة مكافحة حشرات بالقطيف0506070763
    مع فرسان المثالى افضل
    شركة مكافحة حشرات بالقطيف

    لا داعى للقلق بعد الان فى ستخلصك من جميع انواع الحشرات

    شركة رش مبيدات بالقطيف
    شركة مكافحة النمل الابيض بالقطيف



    http://forsan-almthaly.com/%D8%B4%D8%B1%D9%83%D8%A9-%D9%85%D9%83%D8%A7%D9%81%D8%AD%D8%A9-%D8%AD%D8%B4%D8%B1%D8%A7%D8%AA-%D8%A8%D8%A7%D9%84%D9%82%D8%B7%D9%8A%D9%81/

    ReplyDelete